第一章 总则
第一条 为了加强我院档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和我校《档案工作若干规定》等有关规定，参照中央组织部、国家档案局关于《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的有关规定，结合我院实际情况，制订本办法。
第二条 档案是我院发展前进过程中形成的具有保存价值的历史记录，各级领导和档案负责人员应坚持重视该项工作，进一步加强档案的收集、整理工作，提高档案管理工作水平，更好地为学校、学院各项工作服务。
第三条 档案工作在学院党委统一领导下，由学院各办公室具体负责管理，同时接受学院教师学生的监督。
第四条 在档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整与安全。
第二章 管理职责及归档范围
第五条 学生档案管理职责
（一）负责单位
学生档案由我院学生工作办公室统一管理，并设专职人员负责其接收、整理、归档、借阅和转递工作。
（二）归档范围
（1）学生学籍档案
（2）党员档案
（3）积极分子档案
（4）本科生成长档案
（5）学生党支部工作计划、总结、会议记录
（6）学生党支部党风廉政建设材料、宣传教育材料
（7）学生班级（院系）集体毕业照（附学生名单、电子版）
（8）学生参加各种大赛、社会实践的照片、录像档案
（9）学生活动获得的校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等。
第六条 教学档案管理职责
（一）负责单位
教学档案由我院教务管理办公室统一管理，并设专职人员负责其接收、整理、归档、借阅和转递工作。
（二）归档范围
（1）研究生学位论文（包括电子版）
（2）本科生学习成绩单、成绩报告单、成绩更正审批材料
（3）优秀本科生毕业论文（包含电子版）论文手册、立体论证书
（4）研究生学位档案
（5）硕士期末考试试题、答案；博士期末考试试题、试卷（5年内）
（6）专业双语教学及“两课”教学改革方案及实施情况
（7）自编教材、讲义
（8）短期培训班
（9）休学存根
（10）博士研究生毕业答辩会的照片、录音光盘
第七条 行政档案管理职责
（一）负责单位
行政档案由我院综合办公室统一管理，并设专职人员负责其接收、整理、归档、借阅和转递工作。
（二）归档范围
（1）本单位工作计划、总结、报告
（2）本单位发文、制定的规章制度、岗位职责、管理办法
（3）本单位召开的重要会议文件材料、领导讲话
（4）有关评优、授奖、惩处、干部任免、机构建制等材料
（5）办公会议记录、纪要、备忘录、大事记
（6）有关单位或个人签订的合同、协议、聘书
（7）工作情况简报、信息、统计报表
（8）十万元以上仪器、设备的验收报告及随机材料
（9）院系重大活动照片、录像
（10）本单位获得的校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等。
第八条 科研档案管理职责
（一）负责单位
科研档案由我院科技办公室（暂由科研干事）管理，并设专职人员负责其接收、整理、归档、借阅和转递工作。
（二）归档范围
（1）科研项目的全套文件资料（任务书、合同书、计划书、设计说明书、总结报告、奖励申报书、科技报告、鉴定证书、推广应用总结等）
（2）科研项目的成果宣传报道、对外学术交流材料
（3）科研成果、高水平学术论文、专著、教材，包括电子及纸质文档
（4）为每位教师建立科研立项、获奖情况、学术研究成果电子档案
第三章 档案保管、保护和保密制度
第九条 建立档案人员岗位责任制，档案管理人员要具有较强的责任感和事业心，努力学习档案原理的基础理论和业务知识。
第十条 收集、整理本部门活动中形成的各种文件材料，保证各种不同载体档案的完整齐全，及时立卷归档，并向档案移交，履行移交手续。
第十一条 存放档案必须设立专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。
第十二条 存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号顺序排列在专用柜内。
第十三条 定期清理核对库藏档案，检查保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进行修复，发现问题及时处理。
第十四条 档案管理的专柜要配备锁具，不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所。
第十五条 保持档案专柜整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。
第十六条 贯彻执行《国家保密法》，属于国家机密的档案资料，未经确定密级机关或上级机关批准的，不得复制和摘录；密级以上的档案资料设专柜和专人保管，未经单位领导批准不得借用或调阅；不得在非保密的场所谈论机密，个人使用的机密文件、材料、笔记本、图表等在下班前必须锁存好，防止丢失、泄密；调阅机密档案资料必须在阅文室阅读，不准携带机密档案材料外出游览、参观、探亲、访友和出入公共场所；定期检查机密档案，发现问题及时上报。
第四章 档案的转借
第十七条 凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
第十八条 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
第十九条 借阅期限不得超过十天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十条 借阅和归还档案时，应办理清点手续，由档案人员与借阅者当面核对清楚。
第二十一条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第二十二条 外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第五章 附则
第二十三条 本办法自颁布之日起生效，最终解释权归我院所有。